Erfolgreiche Tarifverträge: Chancen und Herausforderungen

Die Basis für erfolgreiche Tarifverträge liegt in einer sorgfältigen Planung und Implementierung. Bei der Einkaufsgemeinschaft HSK AG sind diesbezüglich das Koordinationsgremium, als Vertretung der Versicherer, und die Musterverträge zwei zentrale Säulen. Im Doppelinterview erklären zwei Mitarbeiterinnen die Vorteile und Risiken, die diese beiden Best-Practice-Modelle mit sich bringen.

Im Bild (v. l. n. r): Lana Staub (Vertrags- und Prozessmanagement) und Sabrina Müller (Leiterin Koordinationsgremium) im Doppelinterview mit Cristina Luna (Kommunikation), alle von der Einkaufsgemeinschaft HSK AG.

Für den erfolgreichen Abschluss eines Vertrages mit rechtskräftigem Tarif bedarf es viel Vorarbeit und Organisation. Bei HSK bilden zwei wesentliche Bestandteile das Fundament für gesetzeskonforme, umsetzbare und transparente Verträge: das Koordinationsgremium, bestehend aus je zwei Vertretungen der an HSK beteiligten Versicherungen sowie unsere Musterverträge.

Was dies in der Praxis bedeutet und wo dabei die Chancen und Herausforderungen liegen, haben Sabrina Müller, Leiterin Koordinationsgremium und Lana Staub, Prozess- und Vertragsmanagement für uns erläutert.

Wie stellen wir als HSK sicher, dass die an HSK beteiligten Versicherer die ausgehandelten Vertragsbestimmungen problemlos umsetzen und anwenden können?

Müller: In erster Linie geht es uns darum, für unsere Kunden - Helsana, Sanitas und KPT (H|S|K) - anwendbare, auf ihre Bedürfnisse angepasste Verträge zu verhandeln. Um dies zu ermöglichen, haben wir über die Jahre eine Vielzahl an Instrumenten entwickelt und entsprechende Prozesse implementiert. Diese umfassen unter anderem unsere Musterverträge, den regelmässigen, persönlichen Austausch im Koordinationsgremium und nicht zuletzt das Vertragsmanagement.
Besonders hervorzuheben ist sicherlich unser Koordinationsgremium, in welchem jeweils zwei delegierte Person je teilhabender Versicherung sowie ein Mitglied des HSK-Führungsteams Einsitz nehmen. Über diese Schnittstelle koordinieren wir unsere vielfältigen Aufgaben; sämtliche Entscheidungen und Massnahmen werden hier erörtert, einstimmig verabschiedet und schliesslich umgesetzt.

Staub: Ein weiteres wichtiges Instrument sind unsere standardisierten HSK-Musterverträge. Nebst den verhandelten Tarifen müssen alle Bedingungen für die operativen Geschäfte und relevanten Details vereinbart werden, um sicherzustellen, dass die Vertragsparteien ihre Verpflichtungen verstehen und einhalten. 
Gerade weil ein Tarifvertrag zwischen Versicherer und Leistungserbringer vielmehr als nur den Preis beinhaltet, ist es essenziell, dass alles klar geregelt ist, um Missverständnisse zu vermeiden.
Unter anderem müssen die Modalitäten für die Rechnungsabwicklung (Tiers garant und Tiers payant), die Handhabung von Kostengutsprachen und weitere administrative Prozesse definiert sein, um für Klarheit zu sorgen und somit allen die Arbeit zu erleichtern.
Dank dieser Standardisierung sowie der jährlichen Überarbeitung der Musterverträge - im engen Austausch mit den Versicherern und unserem Rechtsdienst - können wir letztendlich die Anwendbarkeit und einfache Integration in die jeweiligen operativen Prozesse jederzeit sicherstellen.

Was sind die grössten Erfolgsfaktoren in Bezug auf die jeweiligen Instrumente?

Müller: Letztlich ist es die Kombination aus den verschiedenen Tools, gepaart mit unserer Expertise, welche es uns ermöglicht, unseren Kunden einen hochstehenden Service zu bieten. Das Koordinationsgremium bildet dabei die wichtigste Verbindungsstelle, denn hier laufen alle Fäden physisch, wie auch digital zusammen.

Beispielsweise können die Versicherer rund um die Uhr auf unseren gemeinsamen Sharepoint zugreifen. Auf dieser Plattform können sie den aktuellen Stand beispielsweise zu Genehmigungen und Kündigungen, Festsetzungen, Regierungsratsbeschlüsse und BVGer einsehen. Daraus können wir wiederum sehr spezifische Reports erstellen, welche den Versicherern bei ihren täglichen Aufgaben Unterstützung bieten. Ein arbeitsintensiver Service, welcher jedoch sehr geschätzt wird. 

Des Weiteren ist auch die Grösse von Bedeutung: Sowohl der KMU-Charakter der HSK als auch das achtköpfige Gremium mit seinen Delegierten seitens Versicherungen sorgen für kurze Entscheidungswege. Wir können uns rasch auf neue Begebenheiten einstellen, agieren als eigespielte Einheit und das gegenseitige Vertrauen ist gross. Gleichzeitig verfügen wir über genügend Ressourcen, um unseren vielfältigen Aufgaben nachzukommen; dies ist ein entscheidender Vorteil.

Staub: Meiner Meinung nach hat sich unser jährlicher Überarbeitungsprozess der Musterverträge sehr bewährt und entsprechend fest etabliert. Er beginnt jeweils im Frühling, so dass zum Start der neuen Verhandlungssaison im Herbst die neuen Versionen in Deutsch, Französisch und Italienisch bereitstehen. Die gesammelten Anpassungswünsche seitens HSK-Tarifmanagern und Versicherer werden eingearbeitet und wir stellen sicher, dass der Vertrag den aktuellen, rechtlichen Anforderungen entspricht.

Ein weiterer grosser Vorteil der Musterverträge: Durch den Vertragsgenerator lässt sich ein Tarifvertrag mit nur einem Knopfdruck generieren und benötigt folglich keine weitere Vernehmlassung mehr. Dies ermöglicht unseren Verhandlungsleitenden eine professionelle und effiziente Abwicklung.

Das Koordinationsgremium, im Bild vorne (v. l. n. r). Manuela Zaugg (Helsana), Andrea Potratz und Sandra Pizzuto (beide Sanitas). Hinten: Raphael von Gunten (KPT), Sabrina Müller (HSK), Sonja Aerne (Helsana) und Thierry Gaudin (KPT).

Inwiefern ermöglicht das direkte Mitspracherecht der Versicherer bei der Vertragsgestaltung eine effektivere Zusammenarbeit und eine bessere Anpassung an ihre spezifischen Bedürfnisse?

Staub: Durch die enge Einbindung und die weitreichende Mitgestaltungsbefugnis können die Versicherer ihre spezifischen Bedürfnisse bei uns platzieren. Denn schliesslich kennen sie ihre eigenen Prozesse am besten und können dank dieser Expertise allfällige Problematiken und Risiken direkt in der Vertragsgestaltung berücksichtigen und ausschliessen.

Zudem fördert dieses Vorgehen eine transparente, vertrauensbasierte Partnerschaft und effizientere Zusammenarbeit. Dies wiederum ist die Basis unserer erfolgreichen und langjährigen Zusammenarbeit.

Welchen Herausforderungen begegnen wir bei der Ausführung unseres Dienstleistungs-Auftrages häufiger, und wie gehen wir mit diesen um?

Müller: Tatsächlich ist das Managen des Koordinationsgremiums zuweilen anspruchsvoll und verlangt von Lana und mir ein sehr hohes Mass an fachlichem Know-how sowie Projekt- und Organisations-Skills. So jonglieren wir immerzu mit verschieden Bällen, behalten den Gesamtüberblick und denken parallel bereits mehrere Schritte voraus.

Eine grosse Herausforderung sehe ich im Umstand, dass die drei Versicherer H|S|K sehr unterschiedliche Grundvoraussetzungen mitbringen: sei dies in Bezug auf die Unternehmensgrösse, den Aufbau, die Ressourcen, die Technik- | IT-Umgebung und nicht zuletzt die Arbeits-Prozesse. Vor diesem Gesichtspunkt ist die Konsensfindung nicht immer einfach.

Hinzu kommt, dass wir uns generell in einem komplexen Umfeld befinden, in dem unterschiedliche Interessen aufeinandertreffen und die Rahmenbedingungen häufig ändern. Ich denke da im speziellen an rechtliche Aspekte sowie steigende Compliance-Anforderungen. Dies alles macht unsere Aufgabe nicht einfacher, aber definitiv auch sehr spannend. Schlussendlich finden wir glücklicherweise immer zusammen, nicht zuletzt dank der langjährigen, wertschätzenden Zusammenarbeit innerhalb des Gremiums.

Was ist der grundsätzliche Mehrwert, den wir als HSK für die Versicherer aber auch für die Leistungserbringer schaffen?

Müller: Aus der Perspektive der Versicherer liegt der grösste Mehrwert – nebst den bereits erwähnten Dienstleistungen – insbesondere im persönlichen Kontakt bzw. der engen Zusammenarbeit. Sie haben bei uns eine konkrete Ansprechperson und auch der direkte Draht zum zuständigen Verhandlungsleitenden ist gewährleistet. Dies sehe ich als grosses Plus und freue mich, wenn jeweils an unserer jährlichen Umfrage zur Servicequalität diese Aspekte als besonders positiv bewertet werden. Sei es von den Koordinationsgremium-Mitgliedern als auch den Personen, welche die Verträge schlussendlich implementieren und anwenden.

Gegenüber den Leistungserbringern haben wir wiederum einen anderen Auftrag, daher unterscheidet sich auch der erbrachte Mehrwert. Im Endeffekt schaffen wir da die Grundlage für eine vereinfachte, standardisierte und professionelle Zusammenarbeit mit den Versicherern. Dies stellt eine wichtige Unterstützung dar, gerade bei aufwändigen und zeitintensiven Aufgaben wie zum Beispiel Vertragsbeitritte oder Rückabwicklungen.

Staub: Unsere Musterverträge sind der Ausgangspunkt und bilden das Fundament für erfolgreiche Verhandlungen. Durch deren Einsatz kann der Vertragsabschluss deutlich effizienter gestaltet werden, denn sie sind praxiserprobt und kongruent. Somit liegt der Mehrwert für unsere Kunden aber auch für die Leistungserbringer auf der Hand: die Standardisierung bringt Effizienz, während unser jährlicher Überarbeitungs-Prozess für hohe Qualität und Rechtssicherheit sorgt. In der Summe bieten wir unseren Kunden eine Komplettlösung an, bei der wir für alle Bedürfnisse die passende Dienstleistung offerieren.

 

Herzlichen Dank für das Interview, Sabrina Müller und Lana Staub!

Das Interview führte Cristina Luna, Kommunikation, Einkaufsgemeinschaft HSK AG.