Des conventions tarifaires réussies : Opportunités et défis

La base pour une convention tarifaire réussie réside dans une planification et une mise en œuvre minutieuses. Au sein de la Communauté d'achat HSK SA, l'organe de coordination, qui représente les assureurs, et les contrats-types sont deux piliers centraux. Dans cette double interview, deux collaboratrices expliquent les avantages et les risques liés à ces deux modèles de bonnes pratiques.

Sur la photo (de g. à dr.) : Lana Staub (gestion des processus et conventions) et Sabrina Müller (responsable de l'organe de coordination) en double interview avec Cristina Luna (communication), toutes de la Communauté d'achat HSK SA.

La conclusion d'un contrat avec un tarif légal nécessite beaucoup de travail et d'organisation. Chez HSK, deux éléments essentiels constituent la base de contrats conformes à la loi, applicables et transparents : l’organe de coordination composé de deux représentants de chacune des assurances participantes, et nos contrats-types. Sabrina Müller, responsable de l’organe de coordination, et Lana Staub, responsable gestion des processus et conventions, nous ont expliqué ce que cela signifie dans la pratique et où se situent les opportunités et les défis.

Comment HSK s'assure-t-elle que les assureurs participants peuvent mettre en œuvre et appliquer sans problème les dispositions contractuelles négociées ?

Müller: Il s'agit en premier lieu de négocier pour nos clients - Helsana, Sanitas et KPT (H|S|K) - des contrats applicables et adaptés à leurs besoins. Pour ce faire, nous avons développé au fil des ans un grand nombre d'instruments et mis en place des processus correspondants. Ceux-ci comprennent entre autres nos contrats-type, les échanges personnels réguliers au sein de l'organe de coordination, sans oublier la gestion des contrats. Il convient de souligner en particulier notre organe de coordination, au sein duquel siègent deux personnes déléguées par assurance participante ainsi qu'un membre de l'équipe de direction d’HSK. Toutes les décisions et mesures y sont discutées, adoptées à l'unanimité et finalement mises en œuvre.

Staub: Nos contrats-types standardisés HSK constituent un autre instrument important. Outre les tarifs négociés, toutes les conditions relatives aux activités opérationnelles et les détails pertinents doivent être convenus afin de garantir que les par-ties contractantes comprennent et respectent leurs obligations. 
C'est précisément parce qu'un contrat tarifaire entre assureur et fournisseur de prestations comprend bien plus que le prix, qu'il est essentiel que tout soit clairement réglé afin d'éviter les malentendus. Entre autres, les modalités de traitement des factures (Tiers garant | Tiers payant), la gestion des garanties de prise en charge des coûts et d'autres processus administratifs doivent être définis afin d'assurer la clarté et de faciliter le travail de tous.
Grâce à cette standardisation et à la révision annuelle des contrats-types - en étroite collaboration avec les assureurs et notre service juridique - nous pouvons garantir à tout moment l'applicabilité et une intégration simple dans les processus opérationnels respectifs.

Quels sont les principaux facteurs de réussite en ce qui concerne les différents instruments ?

Müller: En fin de compte, c'est la combinaison de ces différents outils et de notre expertise qui nous permet d'offrir à nos clients un service de haute qualité. L'organe de coordination est le point de contact le plus important, car c'est là que tous les fils se rejoignent, tant physiquement que numériquement.
Par exemple, les assureurs peuvent accéder 24 heures sur 24 à notre Sharepoint commun. Sur cette plateforme, ils peuvent consulter l'état actuel, par exemple, des approbations et résiliations, fixations, décisions du Conseil d'État et décisions du Tribunal administratif fédéral TAF . A partir de ces données, nous pouvons établir des rapports très spécifiques qui aident les assureurs dans leurs tâches quotidiennes. Un service qui demande beaucoup de travail, mais qui est très apprécié.
La taille est également importante : tant le caractère de PME d’HSK que le comité de huit membres avec ses délégués du côté des assurances assurent des voies décisionnelles courtes. 
Nous pouvons nous adapter rapidement à de nouvelles situations, nous agissons comme une unité bien rodée et la confiance mutuelle est grande. Parallèlement, nous disposons de suffisamment de ressources pour accomplir nos nombreuses tâches, ce qui constitue un avantage décisif.

Staub: Je pense que notre processus annuel de révision des contrats-types a fait ses preuves et qu'il est bien établi. Il commence chaque année au printemps, de sorte que les nouvelles versions en allemand, français et italien sont prêtes pour le début de la nouvelle saison de négociations en automne. Les souhaits d'adaptation recueillis auprès des gestionnaires tarifaires d’HSK et des assureurs sont intégrés et nous veillons à ce que le contrat corresponde aux exigences légales actuelles.

Un autre avantage majeur des contrat-types : Grâce au générateur de contrats, un contrat tarifaire peut être généré d'un simple clic et ne nécessite donc plus de consultation supplémentaire. Cela permet à nos négociateurs de travailler de manière professionnelle et efficace.

L’organe de coordination (de g. à d.): Manuela Zaugg (Helsana), Andrea Potratz et Sandra Pizzuto (les deux chez Sanitas). A l'arrière: Raphael von Gunten (KPT), Sabrina Müller (HSK), Sonja Aerne (Helsana) et Thierry Gaudin (KPT).

Dans quelle mesure le droit de regard direct des assureurs sur l'élaboration des contrats permet-il une collaboration plus efficace et une meilleure adaptation à leurs besoins spécifiques ?

Staub: Grâce à cette étroite implication et à leur large pouvoir de codécision, les assureurs peuvent nous faire part de leurs besoins spécifiques. En effet, ce sont eux qui connaissent le mieux leurs propres processus et qui, grâce à cette expertise, peuvent prendre en compte et exclure les éventuels problèmes et risques directement dans la conception du contrat.

De plus, cette approche favorise un partenariat transparent, basé sur la confiance, et une collaboration plus efficace. C'est la base de notre collaboration fructueuse et durable.

Quels sont les défis que nous rencontrons le plus souvent dans l'exécution de notre mandat de prestations de service et comment les gérons-nous ?

Müller: En effet, la gestion de l’organe de coordination est parfois exigeante et demande à Lana et à moi-même un très haut niveau de savoir-faire professionnel ainsi que des compétences en matière de projet et d'organisation. Nous jonglons sans cesse avec différentes balles, gardons une vue d'ensemble et pensons déjà à plusieurs étapes en parallèle.

Je vois un grand défi dans le fait que les trois assureurs H|S|K présentent des conditions de base très différentes : que ce soit en termes de dimension de l'entreprise, ressources, environnements technique | informatique et, surtout, de processus de travail. Dans ce contexte, il n'est pas toujours facile de trouver un consensus.

De plus, nous nous trouvons généralement dans un environnement complexe, où différents intérêts s'affrontent et où les conditions-cadres changent fréquemment. Je pense en particulier aux aspects juridiques et aux exigences croissantes en matière de conformité. Tout cela ne facilite pas notre tâche, mais la rend tout à fait passionnante. Heureusement, nous finissons toujours par trouver un terrain d'entente, notamment grâce à la collaboration de longue date et de grande valeur au sein de l’organe.

Quelle est la valeur ajoutée fondamentale que nous créons en tant qu’ HSK pour les assureurs mais aussi pour les fournisseurs de prestations ?

Müller: Du point de vue des assureurs, la plus grande valeur ajoutée - en plus des services déjà mentionnés - réside dans le contact personnel et l'étroite collaboration. Chez nous, ils ont un interlocuteur concret et le lien direct avec le responsable des négociations est garanti. Je considère cela comme un grand avantage et je me réjouis de voir que ces aspects sont jugés particulièrement positifs lors de notre enquête annuelle sur la qualité du service. Que ce soit par les membres de l’organe de coordination ou par les personnes qui mettent finalement en œuvre et appliquent les contrats.

Par rapport aux fournisseurs de prestations, nous avons un autre mandat, c'est pourquoi la valeur ajoutée apportée est également différente. En fin de compte, nous créons la base d'une collaboration simplifiée, standardisée et professionnelle avec les assureurs. Il s’agit d’un soutien important, notamment pour les tâches complexes et chronophages, telles que les adhésions au contrat ou les modifications rétroactives.

Staub: Nos contrats-types standardisés sont le point de départ et constituent la base de négociations réussies. Leur utilisation permet de conclure des contrats de manière plus efficace, car ils ont fait leurs preuves dans la pratique et sont congruents. La valeur ajoutée pour nos clients et pour les fournisseurs de prestations est donc évidente : la standardisation apporte de l'efficacité, tandis que notre processus de révision annuel garantit une qualité élevée et une sécurité juridique.

En résumé, nous offrons à nos clients une solution complète, avec des services adaptés à tous les besoins.

 

Merci beaucoup pour cette interview, Sabrina Müller et Lana Staub.

L'interview a été réalisée par Cristina Luna, Communauté d'achat HSK SA.