Contratti tariffari di successo: opportunità e sfide

La base per contratti tariffari di successo è un'attenta pianificazione e implementazione. Presso la cooperativa di acquisti HSK SA, il comitato di coordinamento, che rappresenta gli assicuratori, e i contratti modello sono due pilastri centrali. In questa doppia intervista, due dipendenti spiegano i vantaggi e i rischi che questi due modelli di best practice comportano.

Nella foto (da sinistra a destra): Lana Staub (gestione dei contratti e dei processi) e Sabrina Müller (responsabile del comitato di coordinamento) in un'intervista doppia con Cristina Luna (comunicazione), tutte di HSK SA.

La conclusione di successo di un contratto con una tariffa legalmente vincolante richiede molta preparazione e organizzazione. Presso HSK ci sono due elementi chiave che costituiscono la base per contratti conformi alla legge, applicabili e trasparenti: il comitato di coordinamento, composto da due rappresentanti di ciascuna delle compagnie assicurative partecipanti, e i nostri contratti modello. Sabrina Müller, responsabile del comitato di coordinamento, e Lana Staub, responsabile dei processi e della gestione dei contratti, ci hanno spiegato cosa ciò significhi nella pratica e dove si trovano le opportunità e le sfide.

Come fa HSK a garantire che gli assicuratori partecipanti possano attuare e applicare senza problemi le disposizioni contrattuali negoziate?

Müller: Innanzitutto, per i nostri clienti - Helsana, Sanitas e KPT (H|S|K) - negoziamo contratti applicabili e su misura per le loro esigenze. A tale scopo, nel corso degli anni abbiamo sviluppato numerosi strumenti e messo a punto i relativi processi. Tra questi, i nostri contratti modello, gli scambi personali regolari all'interno del comitato di coordinamento e la gestione dei contratti.

Di particolare rilievo è il nostro comitato di coordinamento, che comprende due delegati per ogni assicuratore partecipante e un membro del gruppo di gestione di HSK. Tutte le decisioni e le misure vengono discusse, adottate all'unanimità e infine attuate.

Staub: Un altro strumento importante sono i nostri contratti modello standardizzati HSK. Oltre alle tariffe negoziate, è necessario concordare tutte le condizioni relative alle operazioni e i dettagli rilevanti per garantire che le parti contraenti comprendano e rispettino i propri obblighi. Proprio perché un contratto tariffario tra un assicuratore e un fornitore di prestazioni copre molto di più del semplice prezzo, è essenziale che tutto sia chiaramente regolamentato per evitare malintesi. Tra l’altro, devono essere definite le modalità di elaborazione delle fatture (Tiers garant | Tiers payant), la gestione delle garanzie di assunzione dei costi e altri processi amministrativi per garantire chiarezza e facilitare così il lavoro di tutti.

Grazie a questa standardizzazione e alla revisione annuale dei contratti modello - in stretta collaborazione con gli assicuratori e il nostro servizio legale - possiamo garantire in ogni momento l'applicabilità e la semplice integrazione nei rispettivi processi operativi.

Quali sono i fattori chiave di successo in relazione ai vari strumenti?

Müller: Alla fine, è la combinazione dei vari strumenti unita alla nostra esperienza che ci permette di offrire ai nostri clienti un servizio di alta qualità. Il comitato di coordinamento rappresenta il punto di contatto più importante, perché è il luogo in cui tutti i fili si uniscono, sia fisicamente che digitalmente. Ad esempio, gli assicuratori possono accedere al nostro Sharepoint comune 24 ore al giorno. Su questa piattaforma possono visualizzare lo stato attuale, ad esempio, delle autorizzazioni e delle disdette, delle fissazioni, delle decisioni del Consiglio di Stato e delle decisioni del Tribunale amministrativo federale ​​​​​TAF. Sulla base di questi dati, possiamo produrre report molto specifici che aiutano gli assicuratori nel loro lavoro quotidiano. È un servizio che richiede molto lavoro, ma che è molto apprezzato.

Anche le dimensioni sono importanti: sia il carattere PMI di HSK sia il comitato di otto membri con i suoi delegati per la parte assicurativa garantiscono percorsi decisionali brevi. Siamo in grado di adattarci rapidamente a nuove situazioni, agiamo come un'unità affiatata e c'è un alto livello di fiducia reciproca. Allo stesso tempo, disponiamo di risorse sufficienti per svolgere le nostre numerose mansioni, il che rappresenta un vantaggio decisivo.

Staub: Ritengo che il nostro processo annuale di revisione dei contratti modello abbia dimostrato la sua validità e sia ormai consolidato. Inizia ogni anno in primavera, in modo che le nuove versioni in tedesco, francese e italiano siano pronte per l'inizio della nuova stagione di negoziazione in autunno.

Teniamo conto di tutte le modifiche richieste dai gestori delle tariffe HSK e dagli assicuratori, e ci assicuriamo che il contratto soddisfi gli attuali requisiti di legge. Un altro grande vantaggio dei contratti modello è che il generatore di contratti consente di generare un contratto tariffario con un semplice clic, senza bisogno di consultazioni. Ciò consente ai nostri negoziatori di lavorare in modo professionale ed efficiente.

Il comitato di coordinamento, (da sinistra a destra). Manuela Zaugg (Helsana), Andrea Potratz e Sandra Pizzuto (entrambe Sanitas). In fondo: Raphael von Gunten (KPT), Sabrina Müller (HSK), Sonja Aerne (Helsana) e Thierry Gaudin (KPT).

In che misura il diritto di parola degli assicuratori sulla stesura dei contratti consente una cooperazione più efficace e un migliore adattamento alle loro esigenze specifiche?

Staub: Grazie a questo stretto coinvolgimento e alle ampie competenze di codecisione, gli assicuratori possono affidarci le loro esigenze specifiche. In fondo, conoscono meglio i propri processi e, grazie a questa competenza, possono considerare ed escludere direttamente eventuali problemi e rischi nella progettazione del contratto.

Inoltre, questo approccio favorisce una partnership trasparente basata sulla fiducia e una collaborazione più efficace. Questo, a sua volta, a è la base della nostra collaborazione di successo e di lunga durata.

Quali sono le sfide che incontriamo più spesso nello svolgimento del nostro incarico di servizio e come le affrontiamo?

Müller: La gestione del comitato di coordinamento è a volte molto impegnativa, e richiede a me e a Lana un alto livello di competenza professionale e di capacità progettuali e organizzative. Ci destreggiamo costantemente tra diverse sfere, mantenendo una visione d'insieme e pensando contemporaneamente a diversi passi in avanti.

Vedo una sfida importante nel fatto che i tre assicuratori H|S|K hanno requisiti di base molto diversi: in termini di dimensioni aziendali, risorse, ambiente tecnico e informatico e, non da ultimo processi di lavoro. Da questo punto di vista, raggiungere un consenso non è sempre facile.

Inoltre, ci troviamo generalmente in un ambiente complesso, in cui si scontrano interessi diversi e le condizioni quadro cambiano frequentemente. Penso in particolare agli aspetti legali e ai crescenti requisiti di conformità. Tutto questo non rende il nostro lavoro più facile, ma sicuramente lo rende molto stimolante. Fortunatamente, finiamo sempre per trovare un terreno comune, anche grazie alla lunga e preziosa collaborazione all'interno del comitato di coordinamento. ​​​​​​​

Qual è il valore aggiunto fondamentale che creiamo come HSK per gli assicuratori e i fornitori di prestazioni?

Müller: Dal punto di vista degli assicuratori, il maggior valore aggiunto - oltre ai servizi già citati - risiede nel contatto personale e nella stretta collaborazione. Con noi hanno un interlocutore concreto e il collegamento diretto con il responsabile delle trattative è garantito. Lo considero un grande vantaggio e sono lieta di constatare che questi aspetti siano valutati in modo particolarmente positivo nel nostro sondaggio annuale sulla qualità del servizio. Questo vale sia per i membri dell'organo di coordinamento sia per le persone che si occupano dell'attuazione e dell'applicazione dei contratti.

Nei confronti dei fornitori di prestazioni, abbiamo un incarico diverso, per cui anche il valore aggiunto che forniamo è diverso. In definitiva, creiamo le basi per una collaborazione semplificata, standardizzata e professionale con gli assicuratori. Questo è un supporto importante quando si tratta di attività che richiedono molto tempo, come le adesioni ai contratti o le modifiche retroattive.

Staub: I nostri contratti modello sono il punto di partenza e costruiscono la base per negoziare con successo. Il loro utilizzo consente di concludere i contratti in modo molto più efficiente, in quanto sono stati provati e testati nella pratica e sono congruenti. Il valore aggiunto per i nostri clienti e fornitori di prestazioni è quindi evidente: la standardizzazione porta efficienza, mentre il nostro processo di revisione annuale garantisce alta qualità e certezza giuridica.

Nel complesso, offriamo ai nostri clienti una soluzione completa, con servizi su misura per ogni esigenza.

 

Grazie mille per questa intervista, Sabrina Müller e Lana Staub.

L'intervista è stata condotta da Cristina Luna, della cooperativa di acquisti ​​​​​​, HSK SA.